ما هي خدمة العملاء
حول مفهوم خدمة العملاء.
مقدمة عن خدمة العملاء
ما هي وظيفة خدمة العملاء سؤال لعله يتبادر إلى ذهن البعض منا خاصة أن وظيفة خدمة العملاء باتت رائجة
وإن خدمة العملاء بالإنجليزية: Customer Service وهي من أبرز الوظائف التي تتوفر في الكثير من الشركات وتعتمد على موظفين ذوي خبرة جيدة.
تعريف خدمة العملاء
إن وظيفة خدمة العملاء تنبع من كسب رضا العملاء بحيث تزيد من مبيعات الشركات وتروج للمزيد من الخدمات الإضافية لهم.
وهي مجموعة من الممارسات التي تهدف لتعزيز مستوى رضا العملاء وهي بشكل أدق عملية يتم عبرها تلبية احتياجات وتوقعات العملاء عن طريق تقديم خدمات ذات جودة عالية.
وتختلف خدمة العملاء وفق المنتج أو الخدمة المقدمة أو نوع العميل المستهدف التسويق له من قبل الشركات والمؤسسات.
وهناك عملاء يتطلب خدمتهم جهوداً أقل من غيرهم وهذا يعتمد أيضاً على قيمة السلعة أو الخدمة المباعة وحجمها ومدى أهميتها والعديد من العوامل الأخرى.
أساسيات وظيفة خدمة العملاء
هناك قواعد وأسس لابد من اتباعها لدى موظفي خدمة العملاء من أجل الوصول إلى الغايات المرسومة في خدمة العملاء وهذه أبرزها:
- يجب أن يتحلى موظف خدمة العملاء بالصبر فاستفسارات العملاء في طبيعتها كثيرة ومتنوعة ومتكررة.
- يجب الإصغاء والتركيز على ما يطلبه العملاء ويقترحونه على الشركة أو المؤسسة بالإضافة للشكاوى المقدمة والمتعلقة بطبيعة المنتج أو سعره أو تقييمه.
- يجب مناقشة مشاكل العملاء بسرعة فائقة باعتبار أن جميعهم يملكون وقتاً ثميناً.
- يجب أن يكون التواصل مع العملاء وإعطاء الإجابات في موضوع الاستفسار فقط، فالعميل لا يطلب قصة حياة موظف خدمة العملاء.
- يجب على موظفي خدمة العملاء أن تكون لديهم دراية وخبرة كافية بجوانب السلع والخدمات التي تقدمها الشركة.
- يجب استخدام لغة حوارية إجابية دائماً مع العملاء فمثلاً لا تقول لا يوجد منتج حتى الشهر القادم بل قل يوجد منتج سيتوفر في الشهر القادم وسنسجل طلبك لذلك.
- انطلاقاً من قاعدة إرضاء الناس غاية لا تدرك ولكنها أيضاً لا تترك وبالتالي يجب تحمل مزاجية العميل في بعض الأحيان فقد يكون مر بيوم عصيب.
- يجب على موظف خدمة العملاء أن يدير وقته بانتظام صارم ومن الأفضل سرعة خدمة العملاء.
- يجب أن يملك موظف خدمة العملاء قدرة في قراءة العملاء بشكل مسبق من أجل معرفة طريقة التواصل المناسبة معهم.
- يجب أن يملك موظف خدمة العملاء وسائل الإقناع بحيث يثير اهتمام العملاء للسلعة أو الخدمة المعروضة للبيع.
ويعتبر ما سبق من أبرز مهام موظف خدمة العملاء المثالي الذي تحتاجه الشركات بشكل كبير فهي من الأساسيات.
وقد لا يتوفر عدد كبير من المتقدمين لمثل هذه الوظائف خاصة أنها تتطلب شخصيات فريدة من نوعها بصفاتها.
وبالتالي فإن فرصة الحصول على وظيفة في مجال خدمة العملاء قد تكون قوية إن كان قادر الشخص على تحقيق ما سبق من أساسيات.
أبرز مشاكل خدمة العملاء
يواجه موظف خدمة العملاء الكثير من المشاكل أثناء تعامله مع أنواع مختلفة من العملاء.
وقد يكون الاختلاف في اللغات أو الثقافات أو المزاجيات أو غير ذلك ولذا قد تتجاوز المشكلة أحياناً مرونة موظف خدمة العملاء.
ومن أبرز المشاكل التي يواجهها موظفو خدمة العملاء ما يلي ذكره:
- قد يصرخ أحد العملاء أمام العملاء الآخرين وينتقدم خدمات الشركة ولو كان على خطأ وقد يواجه الموظفون صعوبة بإدارة الحادثة.
- من أكبر مشاكل عدم خدمة العملاء هي قلة تدريب الموظفين وعدم دعمهم وعدم وجود حوافز مالية لهم.
عدم دراية موظفي خدمة العملاء بطبيعة المنتج وميزاته من عيوبه. - من أكبر المشاكل التي تواجه الموظفين مع العملاء هي عدم الرد السريع والتأخر وتجاهل أهمية الطلبات بناء على تأجيلات الموظفين المختصين الآخرين بالإجابة عنها بالشركة.
- عدم تقديم جلسات دعم نفسي لموظفي خدمة العملاء الذين يعانون من ضغط نفسي يومي كبير بحيث يسمعون مشاكل العملاء ولكن لا أحد يسمع مشاكلهم.
خاتمة عن خدمة العملاء
لا تقع مسؤولية المشاكل التي تواجه خدمة العملاء على الموظفين فقط فقد تكون إدارة الشركة مسؤولة عن ذلك أيضاً.
وإن نجاح أي شركة أو مؤسسة تكمن في مدى جودة خدمة العملاء فإن كانت سيئة فإن التسويق سيذهب بلا جدوى.
ولذا يجب دائماً تدريب موظفي خدمة العملاء باستمرار والاطلاع على مشاكلهم وتفاصيل عملهم لتجاوز المشاكل دراكاً.
بعد قراءة ما هي خدمة العملاء قد يهمك أيضاً الاطلاع على الموضوع التالي:
ما هي خدمة العملاء
هذه المقالة تم إعدادها من قبل فريق من المختصين وبعد بحث شاق وطويل من أجل محاولة إيصال المعلومة بطريقة مختصرة وفعّالة للقارئ.
- ما رأيكم بالمادة؟
نتمنى في حال وجود أية أخطاء أن ترسلوا لنا تصحيحاً عبر التعليقات أو عبر الايميل الرسمي: [email protected]