مهام الموظفين في المنظمات الإنسانية
تفاصيل عن مهام موظفي المنظمات الإنسانية.
العمل في المنظمات الإنسانية
تتعدد مهام الموظفين في المنظمات الإنسانية من التنفيذ إلى الإشراف إلى الاستشارة ودراسة المشاريع وإعداد الميزانيات وغيرها.
وفي مقالنا اليوم، نشرح لكم أهم الأعمال في المنظمات الإنسانية عالمياً وما هي المهام المنوطة بهم أثناء العمل بالإضافة لتفاصيل أخرى.
مهام المدير التنفيذي
وهي من الوظائف الرئيسية كما أن هناك مهام مهمة للغاية منوطة بهذا المنصب في المنظمات وتعرف بالإنجليزي: Chief Executive Officer (CEO).
هناك عدة مهام موكلة للمدير التنفيذي العامل بإحدى المنظمات الإنسانية ونذكرها لكم كما يلي:
- 1. الإشراف على إعداد أهداف واستراتيجيات المنظمة.
- 2. وضع خطط عمل لمتابعة تنفيذ أهداف واستراتيجيات المنظمة بالتنسيق مع نائبه.
- 3. التواصل مع مجلس الإدارة واطلاعه على تحديثات سير عمل المنظمة كما عليه طرح الصعوبات والتحديات واقتراح الحلول المناسبة.
- 4. الإشراف على دليل جودة العمل بالتعاون مع نائبه قبل مشاركته مع مجلس الإدارة.
- 5. البت في الخطط والميزانيات الخاصة بالمنظمة وإصدار التعليمات اللازمة لمدراء الأقسام بالتنسيق مع مدير البرامج.
- 6. تمثيل المنظمة في المؤتمرات والملتقيات وإجراء الزيارات للمسئولين الحكوميين.
- 7. المشاركة في اللقاءات الدورية مع مجلس الإدارة كما عليه المساهمة في صياغة القرارات والسياسات.
- 8. تحديث هيكلية المنظمة وتطويرها والربط بين الأقسام بشكل فعال.
- 9. إتخاذ القرارات فيما يتعلق بالترقيات والنقل والفصل النهائي للموظفين بعد الإطلاع على تقارير مدير الموارد البشرية.
- 10. عقد إجتماعات دورية مع مدراء الأقسام في المنظمة بحضور مدير البرامج لمتابعة سير عمل المنظمة.
- 11. رفع تقارير دورية لمجلس الإدارة.
مهام مدير البرامج
أو كما يعرف بالإنجليزي: Program Manager وهي من أبرز الوظائف المتاحة في المنظمات كما أنها من أهمها أيضاً.
من أبرز المهام الموكلة لمدير البرامج نذكرها كما يلي:
- 1. رسم الأهداف والخطط لقسم البرامج في المنظمة بناءً على الأهداف الاستراتيجية للمنظمة.
- 2. وضع خطة عمل لقسم البرامج تتضمن مواعيد رفع التقارير الداخلية والخارجية.
- 3. متابعة الميزانيات وإعطاء الموافقات بعد التدقيق.
- 4. وضع استراتيجيات تقييم ومراقبة أداء سير مشاريع المنظمة.
- 5. متابعة مدراء المشاريع وتقديم التوجيهات والملاحظات اللازمة.
- 6. الاشراف على التقارير المعدة من قبل مدراء الأقسام في المنظمة.
- 7. متابعة عمل أقسام المنظمة واقتراح الحلول لمشاكل العمل وسير عمل الأقسام بشكل أفضل.
- 8. ضمان التزام كافة أقسام المنظمة بالمبادئ القانونية والسياسات الداخلية في المنظمة.
- 9. التواصل والتنسيق مع إدارة المنظمة ورفع تقارير شهرية ودورية عن سير عمل البرامج والأقسام والمشاريع.
مهام مدير الموارد البشرية
وهي وظيفة خاصة بإدارة المنظمة وأعمالها كما أنها تنسق فيما بين الموظفين، بالإنجليزي تعرف: Human resources Manager.
ومن أبرز مهام الموظفين في المنظمات الإنسانية ضمن الموارد البشرية نذكرها كما يلي:
- 1. تنسيق العلاقة بين إدارة المنظمة والموظفين.
- 2. حل الخلافات التي قد تنشأ بين الموظفين في أقسام المنظمة.
- 3. تقييم أداء الموظفين بشكل دوري.
- 4. اقتراح التدريبات اللازمة للموظفين بناءً على تقييم أداء الموظفين.
- 5. الإشراف على مقابلات العمل للموظفين المرشحين للتوظيف في المنظمة.
- 6. ضمان إلتزام الموظفين بسياسية الموارد البشرية.
- 7. تدقيق الوصف الوظيفي للموظفين والشواغر في المنظمة.
- 8. الإشراف على دوام الموظفين والتزامهم بساعات العمل.
- 9. اقتراح الحوافز والمكافاءات والتكريمات للموظفين.
- 10. الإشراف على سير قسم الموارد البشرية وفق سياسة المنظمة.
- 11. رفع تقارير دورية لمدير البرامج حول سير قسم الموارد البشرية.
مهام مدير/ة الحماية
بالإنجليزي: Protection Manager ويدير مدير/ة الحماية في المنظمة مشاريع الحماية (حماية الأطفال والراشدين – العنف القائم على النوع الإجتماعي GBV (Gender Based Violence) – الحماية من التحرش والإستغلال الجنسي PSEA (protection Against Sexual Exploitation and Abuse) – التوعية المجتمعية للإناث Raising Awareness – الحماية من الزواج المبكر Early marriage – الحماية من عمالة الأطفال- حماية الأطفال من التجنيد ).
كما يشرف على سير المشاريع بالوجه الأمثل ويتحمل المسؤولية الشاملة عن أداء مشاريع الحماية ومؤشراتها، بدءاً من إنطلاقة المشاريع.
فضلاً عن ذلك فهو مسؤول عن تخطيط المشاريع وتنفيذها ومراقبتها وإغلاقها. ووضع استتراتيجية الخروج للمشاريع بالتعاون مع مدير/ة مشروع الحماية.
كما يقدم الدعم والإشراف لمديري مشاريع الحماية لضمان في تنفيذ ومتابعة المشاريع بما يتماشى مع خطة التنفيذ.
بالإضافة لذلك أيضاً إلى الإشراف على البيانات ومتابعتها وإعطاء الملاحظات المتعلقة.
اقتراح التدريبات المناسبة لفريق عمل الحماية، كما عليه اقتراح خطة إعلامية لترويج المشاريع عبر وسائل التواصل الإجتماعي بالتنسيق مع مدير الإعلام وفريق الإعلام.
مهام مدير المشروع
من مهام الموظفين في المنظمات الإنسانية وخصوصاً مدير المشروع بالإنجليزي: Project Manager نذكرها لكم كما يلي:
- 1. حضور اجتماعات إطلاق المنحة (المشروع) كما عليه مراجعة سير المنحة.
- 2. تنفيذ المشروع وفقاً لخطة العمل من خلال فريق العمل في منطقة تنفيذ المشروع.
- 3. مراجعة التقدم المحرز في المشروع.
- 4. رفع تقارير سير المشروع بشكل منتظم للمدير المباشر
- 5. ضمان تنفيذ الأعمال وأنشطة المشروع في الوقت المحدد.
- 6. الإشراف على الأنشطة والتدريبات كما إعطاء التوجيهات المناسبة.
- 7. إبلاغ مدير البرنامج بأي عوائق وفرص كما تنسيق توجيهات الإدارة.
- 8. اللقاء بشكل دوري مع فريق المراقبة والتقييم الداخي في المنظمة.
- 9. رفع تقارير شهرية وربعية ونصفية لقسم المنح في المنظمة بعد إعمادها من مدير البرامج.
- 10. التنسيق مع القسم اللوجستي والمالي فيما يخص المشتريات وفقاً لميزانية المشروع.
- 11. التنسيق مع قسم الموارد البشرية في عمليات التوظيف وإجراء المقابلات للمقبولين.
- 12. متابعة مؤشرات سير المشروع ومراجعتها لضمان الحصول على أفضل النتائج.
- 13. رفع تقرير نهائي للمشروع للمدير المباشر ومن ثم إلى قسم المنح.
- 14. طلب تمديد المشروع إن تطلب الأمر مع توضيح المبررات.
- 15. وضع استراتجية الخروج قبل إنهاء المشروع.
مهام موظف الموارد البشرية
ومعروف بالإنجليزي باسم: Human Resources Officer (HR officer) كما يقع على عاتق موظف الموارد البشرية مهام نذكرها كما يلي:
- 1. تنفيذ عمليات توظيف للموظفين الجدد.
- 2. إعداد عقود العمل بالتنسيق مع مدير الموارد البشرية.
- 3. الإشراف على الاجازات بكافة أنواعها للموظفين في المنظمة.
- 4. الإشراف على رواتب الموظفين في المنظمة.
- 5. إعداد وثائق إنهاء العقود للموظفين.
- 6. تحضير شهادات الخبرة.
- 7. التواصل مع المرشحين للشواغر في المنظمة كما تنسيق مواعيد المقابلات والإختبارات.
- 8. رفع سجل دوام الموظفين (Timesheets) بشكل شهري.
- 9. رفع كشوفات الرواتب (Payslips) للقسم المالي بشكل شهري.
مهام مساعد في الموارد البشرية
بالإنجليزي: Human Recourses Assistant (HR Assistant) وهي من المهن المهمة في المنظمات الإنسانية.
وبالنسبة إلى مهام المساعد في الموارد البشرية فنذكر أبرزها كما يلي:
- 1. جمع الوثائق المطلوبة لقسم الموارد البشرية من موظفي المشروع.
- 2. إعداد كشوف الرواتب.
- 3. مراجعة الجداول الزمنية للموظفين.
- 4. تنسيق إجازات الموظفين الميدانيين.
- 5. التأكد من التزام الموظفين بسياسة الموارد البشرية.
مهام موظف أو مسؤول المنح
بالإنجليزي: (Grants Officer) ويقوم موظف المنح أو المسؤول عنها بالبحث عن المنح المتاحة وكتابة مقترحات المشاريع بالتعاون والتنسيق مع أقسام المنظمة.
كما يقوم كذلك برفع التقارير والتحديثات عن سير المنح للجهات المانحة أو الداعمة كما يقوم بإعداد تقارير دورية عن الأموال التي يتم توفيرها عادةً لأغراض محددة.
ويضمن استخدام التمويل أو المنح وفقاً لمتطلبات المنحة والجهات المانحة.
ويقوم أيضاً بتنفيذ اجتماعات إطلاق المشاريع Kickoff meeting بالإضافة إلى إجراء اجتماعات شهرية مع مسئولي المشاريع من أقسام المنظمة المعنيين لمتابعة سير المنحة والمشروع وفقاً لخطة العمل (Grant review meeting).
ويكون نقطة تواصل للجهات المانحة مع المنظمة وأقسامها المنفذة للمشروع.
وينسق الإجتماعات الدورية مع الجهات المانحة وأقسام المنظمة المعنية بتنفيذ المشروع.
كما يقوم بتيسير متطلبات ولقاءات جهات المراقبة المستقلة التي تقوم بمراقبة المشروع بدلاً عن الجهة المانحة TPM (Third Party Monitoring)
ومن مهامه أيضاً، رفع تقاير داخلية لمدير القسم أو المدير المباشر عن سير المنح (Grants Manager/Grants Coordinator)
مهام مساعد سلسلة التوريد
بالإنجليزي: Supply Chain Officer ومن أبرز مهام مساعد سلسلة التوريد كما يلي:
- 1. مسؤول عن تنفيذ المشتريات بما يتماشى مع الاحتياجات البرامجية.
- 2. رفع تقارير دورية إلى المدير المباشر.
- 3. المساعدة في فض عروض الشراء.
- 4. رفع البيانات والتكاليف والأسعار للمشتريات للمدير المباشر.
- 5. الإحتفاظ بنسخ ورقية وإلكترونية لعمليات الشراء.
- 6. التنسيق مع موظفي المشروع كما عليه تحديد الإحتياجات اللوجستية.
مهام الموظف اللوجستي
بالإنجليزي: Logistic Officer ولدى الموظف اللوجستي عدة مهام نذكر أبرزها كما يلي:
- 1. الإشراف على الاحتياجات اللوجستية للمنظمة ومشاريعها.
- 2. رفع طلبات الشراء والمناقصات بالتنسيق مع قسم المشتريات.
- 3. فض عروض الشراءات مع اللجنة المقترحة وتحديد العروض الفائزة.
- 4. التواصل مع الموردين والمخلصين الجمركيين بناء على نتائج فض العروض.
- 5. توقيع العقود مع الموردين وضمان إلتزامهم بشروط العقد وإتخاذ الإجراءات اللازمة في حال المخالفات.
- 6. التواصل والتنسيق مع شركات النقل ومتابعة المواد اللوجستية المستوردة.
- 7. التنسيق مع قسم الإعلام في نشر المناقصات وعروض الأسعار.
- 8. رفع تقارير دورية وتحديثات لمدير سلسلة التزويد.
مهام مسؤول التواصلات والرؤية
بالإنجليزي: Communication and Visibility Officer ومن أبرز مهام مسؤول التواصل والرؤية نذكرها كما يلي:
- 1. الإشراف على التواصل في برنامج العمل للمشروعت.
- 2. ضمان رؤية الأعمال والأنشطة على المنصات الإعلامية ومواقع التواصل الإجتماعي
- 3. ضمان ظهور شعارات المنظمة في المشروع (لوغو – هوية بصرية)
- 4. العمل على تنمية قدرات الاتصالات وعلاقات العمل مع أصحاب المصلحة في منظمات المجتمع المدني.
أخيراً، ينبغي القول إن مهام الموظفين في المنظمات الإنسانية التي ذكرناها هي لأبرز الوظائف والمهن في المنظمات الإنسانية.
كما هناك العديد من المهن الأخرى التي لم نذكرها لكن اقتصرنا على ذكر أكثر المهن شيوعاً في المنظمات.
بعد قراءة موضوع عن مهام الموظفين في المنظمات الإنسانية قد يهمكم الموضوع التالي:
مهام الموظفين في المنظمات الإنسانية
هذه المقالة تم إعدادها من قبل فريق من المختصين وبعد بحث شاق وطويل من أجل محاولة إيصال المعلومة بطريقة مختصرة وفعّالة للقارئ.
- ما رأيكم في المقال؟
نرجو منكم تقييم المقالة وإبداء أية ملاحظات أو الإبلاغ عن أي خطأ حتى نقوم بتعديله على الفور حرصاً على نشر المعلومة الصحيحة.